Der erste Blick gilt dem Dashboard. Über dieses sind aktuelle Kennzahlen, Diagramme und Aufgaben abrufbar. Dazu öffnet Herr Krause die Handwerker App (HWA) und sieht sofort die heute anstehenden Aufgaben. Die Kennzahlen hat Herr Krause, dank der Flexibilität der App, selbst erstellt. Herr Krause hat sich, neben vielen anderen, zwei besondere Kennzahlen erstellt: "Heutige Aufgaben" und "Meine offenen Telefonate". Durch eine Verknüpfung von Kennzahlen zu Reports ist nicht nur die Anzahl der Aufgaben/Telefonate sichtbar, sondern auch als Liste in der App vorhanden und aus dem Dashboard heraus abrufbar.
Dank der Kennzahl "Meine offenen Telefonate" kann Herr Krause aus dem Auto heraus erste Telefonate mit Interessenten, Kunden und Lieferanten führen und Vor Ort Termine vereinbaren und diese neuen Termine in der App erfassen. Denn Weg zum ersten Termin hat Herr Krause dank der in der App hinterlegten Kontaktdaten sofort über die Map-Ansicht gesehen und weis das er pünktlich ankommen wird.
Beim Interessenten angekommen kann Herr Krause sofort ein Angebot erstellen. In der App sind Artikel und Leistungen hinterlegt auf die sofort und offline zugegriffen werden können. Herr Krause kennt den Interessenten gut und möchte das Angebot unbedingt bekommen. Er hat für besondere Interessenten eigene Preis- und Rabattgruppen definiert und zugeordnet. Sicherheitshalber vergibt er noch ein absoluten und prozentualen Rabatt auf Belegebene. Herr Krause kann das Angebot sofort erstellen und aus der App heraus entweder auf ein portablen Drucker (AirPrint) ausdrucken, per Fax versenden (Fax.de) oder als Mail mit einem Anhang (CSV oder PDF-Dokument) versenden.
Bei einem zweiten Besuch spricht Herr Krause mit ein besonders hartnäckigen Kunden. Man kennt sich schon lange und vereinbart ein Festpreise. Hierzu erfasst Herr Krause sein Angebot in der App und kann dann auf der Optionsseite bestimmen zu welchem Festpreise er das Angebot anbieten möchte. Zu allen hinterlegten Positionen werden entsprechende Rabattbeträge errechnet, somit stehen diese Werte weiterhin zur Kalkulation zur Verfügung.
Nun ist Herr Krause bei seinem größten Kunden angekommen. Er soll für eine ganze Büroetage Tapeten von den Wänden abreissen, entsorgt, sowie neu grundieren und weiss anmalen. Hierzu erstellt Malermeister Krause ein Projektangebot um Plandaten zu erfassen und die im Projektangebot erfassten Leistungen und Artikel als Vorkalkulation festzuhalten. Dank der Flexibilität der App hat Malermeister Krause hierzu einen neuen, eigenen Belegtyp "Projektangebot" mit entsprechenden Parametern erstellt und kann sofort Planzahlen mit der Vorkalkulation vergleichen und nach Abschluss des Projektes natürlich auch durch die Nachkalkulation prüfen ob das Projekt wirtschaftlich erfolgreich war.
Da Herr Krause's Kunde eine genaue Aufstellung der Büros mit den Flächenmassen erwartet, erstellt Malermeister Krause für jedes Büro ein Aufmass und erfasst alle Massen. Hierzu unterstützt die in der App vorhandene Aufmassverwaltung. Neben der Formel können weitere Positionen addiert oder abgezogen (bspw. Türen und Fenster) und mit einer Bemerkung erfasst werden. Selbst ein prozentualer Ausschuss ist definierbar.
Da Herr Krause viele Positionen pro Büro erfasst hat, definiert er pro Büro ein Titel und strukturiert sein Angebot nach Titeln. Hierzu kann er Positionen beliebig tief schachtelt (bspw. 1 = Gebäude A, 1.1 = Stockwerk, 1.1.1 Büro A, usw.). Dies kann nach Titel, Los oder Gewerk erfolgen. Somit ist für den Kunden alles transparent und Malermeister Krause kann auch dieses Projektangebot ruhigen Gewissens direkt aus der App heraus per Mail und mit einem PDF-Dokument versenden.
Herr Krause plant in der nächsten Woche ein Firmenumzug und bekommt zeitgleich ein neues Firmenlogo. Das Design seiner Belege ist auch schon ein wenig veraltet. Die Medienagentur hat ein neues Design mit unterschiedlichen Schriftarten und Farben vorgeschlagen. Dank dem integrierten Script Framework kann Herr Krause Belege wie Angebote, Rechnungen, usw. selbst anpassen. Neben Texten und Datenbankfeldern sind auch grafische Elemente wie Linien, Rechtecke, usw. möglich. Selbst Bedingungen können definiert und neue Werte anhand von Formeln errechnet werden. Das Firmendaten und das Firmenlogo jederzeit austauschbar sind, ist natürlich selbstverständlich.
Nun ist Herr Krause soweit und prüft seine Belegablage. Welche Belege sind vorhanden und in welchem Status? Welche Belege muss Malermeister Krause wandeln und bswp. als Rechnung verschicken? All diese Informationen bietet die Belegablage. Hierüber können Angebote übernommen und als Auftrag oder Rechnung verschickt werden. Auch der Export von Belegen zur Weiterverarbeitung in Drittsystemen ist möglich.
Nun, da Herr Krause alle Rechnungen gestellt hat, prüft er sein Kontoauszug und erfasst vorhandene Zahlungseingänge zur jeweiligen Rechnung. Über den Report "Offene Posten" ist für Herrn Krause jederzeit ersichtlich welche Zahlungen schon erfasst wurden und wie sich die Gesamtsumme seiner Offenen Posten bildet. Er kann somit neue Aufgaben/Notizen erfassen und OPs mit seinen Kunden klären.
Leider gibt es immer wieder Kunden die nicht rechtzeitig zahlen. Malermeister Kraus hat alle überfälligen Rechnungen über sein Dashboard im Blick und kann diese entsprechenden Anmahnen. Dank der Flexibilität der App ist Herr Kraus frei in der Definition der Mahnstufen, Mahnbeträge und Verzugszinsen. Mit einem Klick erstellt Malermeister Krause Mahnungen und versendet diese direkt aus der App heraus per Mail und mit einem PDF-Dokument.
Herr Krause hat neue Materialdaten von seinem Lieferanten erhalten. Man hat sich auf ein einfaches Format verständigt. Der Lieferant liefert seine Daten im CSV-Format. Herr Krause hat das Handbuch "Datenimporte" heruntergeladen und weis nun ganz genau welche Daten wie importiert werden können. Eine Massenverarbeitung neuer Daten geht nun ganz fix. Somit stehen neue Produkte bzw. neue Einkaufspreise sofort in der App bereit.
Herr Krause prüft seine Bestände und bestellt Material für die Baustellen die in der nächsten Woche anstehen. Die App kann nicht nur auf der Verkaufsseite (Angebot, Auftrag, Rechnung) eingesetzt werden, sondern auch komplett für den Einkauf. Herr Krause hat hierzu neue Belegarten wie Bestellung, Wareneingang und Einkaufsrechnung erstellt. Nun ist es einfach eine Bestellung an entsprechend hinterlegte Lieferanten zu senden. Über den Beleg Wareneingang werden die Bestände entsprechend angepasst und das neue Material steht zur Verarbeitung zur Verfügung.
Herr Krause hat nun die neuen Artikelinformationen und Preise vom Lieferanten übernommen und in die App importiert. Nun weist er den Artikeln Kostengruppen zu (bspw. Material, Lohn, Fremdbearbeitung, usw.), damit er bei der Belegerstellung sofort entsprechende Margen pro Kostengruppe auswerten kann. Mit der Margenprüfung auf Positions- und Belegebene ist schon bei der Erstellung von Belegen klar ob sich der Auftrag lohnt. Herr Krause verkauft zwar einige Positionen mit sehr kleiner Marge, aber in der Summe liegt die Marge noch über den definierten Mindestsatz. Da sich die Stromkosten für Herrn Krause's kleines Büro erhöht haben, setzt er diesen Faktor in seiner Preiskalkulation und berechnet mit einem Klick alle Verkaufspreise neu.
Denn hat Herr Krause sich nun verdient. Herr Krause hat heute weder ein stationären Rechner, noch ein Laptop gebraucht um seine Arbeiten zu erledigen. Nein, nur ein iPad oder iPhone ist ausreichend. Alle Daten wie Kontakte, Artikel und Leistungen sind so immer mit dabei. Belege wie Angebote, Aufträge und mehr; mit einer strukturierten Form nach Titel, Lose, Gewerke und mit beliebigen Aufmasspositionen lassen sich direkt aus der App heraus erstellen. Belege sind frei definierbar, Sie können so Belege an Ihr Corporate Design anpassen und per Mail als PDF-Dokument versenden. Nach der Rechnungsstellung haben Sie über Zahlungseingänge und der Offenen Posten Verwaltung jederzeit Ihre Liquidität im Blick. Diese Daten wiederum sind als Kennzahlen/Diagramme im Dashboard sofort sichtbar. Was braucht man mehr? Zu diesem Preis?
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